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2011年3月11日公司会议精神通报

2011年3月11日公司会议精神通报

所属分类:公司新闻
来源:
发布时间: 2011-03-14

  一、作息时间的调整,

  新作息时间为:上午9:00-11:30 下午1:30-5:00

  二、重申公司日常财务管理流程

  日常管理费用的报销程序:

  1、需要借支资金的,由经办人填写付款申请单,注明用途,经部门主管核准,总经理审批,至出纳处领款,领款人必须在申请单上签字 2、经办事项完成后,经办人应于五个工作日内填写费用报销单,附上合法有效的票据,经部门主管审核后,由财务部主管复核票据的合法性、完整性及凭证填制的规范性并签字

  3、经办人将财务复核后的报销单报总经理审批,至出纳处报销,退补借支款差额

  4、出纳应再次审核报销凭证的审批手续齐全,所附票据金额相符,并要求领款人在报销单上签字

  差旅费的报销程序:

  1、填写出差申请单,部门主管核准

  2、需借支差旅费的,填写付款申请单,部门主管签字,至出纳处领款,领款人必须在申请单上签字

  3、出差返回后应在十个工作日内报销,短期内连续出差可以适当延期报销,但不得合并填制报销单

  4、车船、住宿等出差相关费用填写差旅费报销单,出差期间发生的购物、业务招待等费用填写费用报销单

  5、差旅费报销单和费用报销单必须附有合法有效的票据,连同出差申请单由财务部主管复核票据的合法性、完整性及凭证填制的规范性并签字

  6、出差人将财务复核后的报销单经由部门主管核准,报总经理审批后,至出纳处报销,退补借支款差额

  7、出纳应再次审核报销凭证的审批手续齐全,所附票据金额相符,并要求领款人在报销单上签字

  采购付款的支付程序:

  1、采购部根据公司的采购计划,以及与供应商签订的采购合同,填制付款申请单,注明供货商全称、采购品种、数量、单价、总额以及付款方式,报总经理审核批准

  2、财务部主管参考该供应商往来帐结算情况及相同存货的库存量审核该项付款的合理性

  3、出纳根据财务主管审核后的付款申请单,按照注明的供货商、付款金额和付款方式付款

  4、货款支付后,采购部应及时与供应商沟通,关注相关的存货发出及发票开具情况

  存货入库的管理程序:

  1、存货到达公司后,采购部根据供应商提供的《销货清单》或增值税专用发票,填写《采购入库通知单》一式四联,一联留存,一联仓库联和二联验收通知单交由仓库管理员

  2、仓库根据《入库通知单》仓库联对入库存货进行验收,合格后应立即通知质检部采样检验,经检验合格后,质检部应在验收通知单上签字确认。

  3、仓库依据签字确认后的验收通知单入库联,及时登记台账并进行存货进销存管理

  4、财务部根据签字确认后的验收通知单记账联和供应商提供的增值税专用发票记账

  5、采购部应定期与供应商进行对账,财务部应给予配合

  销售出库的管理程序

  1、业务部负责审定客户信用,给予相应的回款账期并报财务部备案

  2、业务部负责汇集登记客户销售订单,填制发货申请单报部门主管审批

  3、财务部依据审批后的发货申请单,参考该客户的往来账结算情况对该订单进行审核,对于应收款余额超过核定账期的发货申请要求延期发货,督促业务部催收账款,如遇特殊情况对公司业务有重大影响必须发货的,应由总经理签字批准

  4、业务部根据财务部审核的销售申请单,编制“销售出库单”,销售出库单上应列明录单日期、出货单号、收货单位、业务员、订单编号、发货仓库、销售出库商品品名、编号、规格、单位、数量、单价、金额及制单人、仓管、财务人员和审核人员。

  5、“销售出库单” 一式五联,一联业务部留存,一联交财务部开票记账,一联交仓库作为发货凭据,另两联随货物一起发给客户,客户收到后一联作为收货清单,另一联为收货回执,验收盖章签字后由业务部回收交给财务部,作为业务结算的凭据。

  6、财务部依据业务部提供的销售出库清单开具发票,由业务部签收并以安全的方式尽快传递给客户

  7、存货和发票发出后业务部应及时跟踪存货和发票的到达情况,确保客户及时验收入库,及时取得收货回执确定权责转移,并督促客户按规定账期回款

  8、业务部负责应收账款的催收。财务部应及时做好销售款项的结算和记录,监督管理货款回收、账期执行情况,为业务部催收货款提供准确及时的信息

  销售退回的管理程序

  1、若发生客户购货退回,相关业务人员应及时与客户沟通,了解情况,写出书面说明,报总经理审批同意后,及时办理退货手续

  2、业务部根据总经理审批的退货说明,编制销售退回通知单,通知仓库及时办理销售退回存货的验收、收货手续

  3、销售退回的存货到达公司后,仓库要进行验收,并根据销售退回存货的实际入库情况,编制销售退回入库单,货到后二十个工作日内,办理审核、复核手续,分别传递至质检部、业务部、财务部,进行相关账务处理。

  4、当月开票的业务,财务部在收回原发票后,依据销售退回入库单和审批后的退货说明,重新开票;如不是当月开具的发票,财务部应根据税法规定,取得相关凭证办理手续后,再开具红字发票

  存货减损与退回的管理程序

  1、对毁损、污染等需报损的存货,仓库应填写存货报损申请表,报质检部审核备案后,报总经理审批

  2、采购部根据审批后的存货报损申请表,填制存货报损通知单,办理审核、复核手续后,分别传递至仓库和财务部,进行相关账务处理。

  3、已验收入库的存货需要退回供货商时,仓库应及时填写采购退回说明书,报质检部审核备案后,报总经理审批

  4、采购部根据审批后的采购退回说明书填制采购退回通知单,通知仓库退货,并取得对方的收货回执,通知单开出二十个工作日内,将相关手续传递至财务部进行账务处理

  5、财务部应定期对存货进行盘点,对出库和入库的商品进行核查,与采购部、业务部进行核对,及时处理采购退回、存货毁损及销售退回等特殊事项

  请各部门配合财务部的工作。